こんにちは、moegiです。
私は紙のノートや手帳が大好きで、基本的にはノートや手帳に情報をまとめたい派です。
しかし、仕事をするうえで、デジタルツールの方が効率がいいものもあるので、今日は私の使い分けをお伝えしたいと思います。
紙で管理しているもの
価値観・ビジョンなど
過去にこちらのブログで価値観やビジョンを書いたことを記事にしました。
価値観やビジョンって、普段必要に駆られて確認するということがないので、目につくところにないと忘れてしまいます。
そのため、見ようと思わなくても目に入る紙の手帳が適しています。
日々のタスク
毎朝、１日のタスクをノートに書き出しています。
紙のノートだと、常に手元に置いておきすぐにチェックできます。
締め切り
私はマンスリーを手帳に挟んでいますが、スケジュールではなく締め切りを書いています。
ぱっと全体を見渡すことができ、締め切りギリギリになって慌てることがなくなります。
メモ
仕事の日は、手帳の新しいページの一番上に日付を書き、その日一日ふと思いついたことや指示されたことなどはそのページにどんどん書いていきます。
「あの情報どこだっけ？」がなくなります。
デジタルで管理しているもの
スケジュール
仕事のスケジュールは職場の人と、プライベートのスケジュールは家族と共有したいので、デジタルの方が適しています。
手帳とアプリ両方使っていたこともありますが、転記漏れが発生しやすく、結局外出先でスケジュールを確認するのにはアプリの方が便利なので、手帳では管理しなくなりました。
案件ごとの進捗・タスク
Ｇｏｏｇｌｅ Ｋｅｅｐを使用しています。
携わっている案件が多くなると、その案件について手帳のどこに書いてあるか、を探す時間がもったいないと感じるようになり、検索性の高いデジタルに移行しました。
また、長期にわたる案件や、確認事項やタスクの多い案件は、次第にそのページがぐちゃぐちゃになり、何ができていて何ができていないかがわからなくなってしまいます。
デジタルなら、今やらないといけないことを一番上に記載する、などルールを決めて整理しやすいので、抜け漏れ防止になります。
デジタルツールを使う基準
リマインドが必要なもの
スケジュールが代表的な例です。
紙の手帳では自分から見ないと思い出せませんが、常に持っているスマホに通知してくれるのは本当に便利ですよね。
Ｇｏｏｇｌｅ Ｋｅｅｐにもリマインダー機能があるので、たとえば相手からのリアクション待ちだとしても１週間後などにリマインダーを設定しておき、進捗を確認する、というような使い方をしています。
ひな形があると便利なもの
たとえば会社を設立したい、という案件が来た場合、確認しなければならないことや準備しなければならないことは決まっています。
それをあらかじめリストにしてＧｏｏｇｌｅ Ｋｅｅｐに保存しておき、新しい案件のメモを作成するときにそれをコピペして、チェックリストのように使っています。
何回も紙に書いたり、作ったフォーマットを印刷したりする手間がありません。
後々検索が必要になるもの
いろんな案件を担当していると、ときどきイレギュラーに遭遇します。
それを記録しておくと、あとで似たようなイレギュラーが発生したときに役立ちます。
が、その記録がどこにあるかをすぐに見つけ出せなければ意味がありません。
紙で記録していると、あとで検索するためには情報を整理する工夫が必要ですが、デジタルならキーワードですぐ見つけられます。
まとめ
紙とデジタルをどう使い分けるか、は長い間私の課題でした。
デジタルツールは便利だけれど、それだけではやっぱり不便。
ようやく双方の長所を活かした運用ができてきたかなと思っています。
よりよい方法が見つかったら、また記事にしたいと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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